Διαχείριση Αρχειακού Υλικού
Το Αρχείο του Ιδρύματος, ως μέλος του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων (International Council on Archives / ICA), αξιοποιώντας τις δυνατότητες των νέων τεχνολογιών και εφαρμόζοντας τα διεθνή πρότυπα διαχείρισης και περιγραφής αρχειακών ενοτήτων, όπως αυτά έχουν καθιερωθεί από τον παραπάνω διεθνή οργανισμό προσφέρει μια νέα προσέγγιση στη διαχείριση και διάθεση στην έρευνα αρχείων πολιτικών προσωπικοτήτων στην Ελλάδα.
Το Ίδρυμα έχει ολοκληρώσει τη διαδικασία της ψηφιοποίησης του αρχειακού του υλικού. Η διαδικασία αυτή, πέρα από την κυρίως ψηφιοποίηση, περιλαμβάνει και την ηλεκτρονική ταξινόμηση, τεκμηρίωση και περιγραφή του αρχείου. Το αποτέλεσμα είναι η παροχή της δυνατότητας στον ερευνητή να ανακτά άμεσα το υλικό που τον ενδιαφέρει. Σε αυτή την διαδικασία κάθε τεκμήριο αντιμετωπίζεται ως αυτοτελής μονάδα αλλά και ως αναπόσπαστο τμήμα ενός αρχειακού συνόλου.
Η διαδικασία ψηφιακής επεξεργασίας του αρχειακού υλικού περιλαμβάνει τα παρακάτω στάδια:
Κάθε ένα τεκμήριο, χαρτώο (έγγραφο ή άλλη γραπτή μαρτυρία), στατικό οπτικό (φωτογραφία), κινούμενη εικόνα (video) και ηχητική εγγραφή (audio), ψηφιοποιείται και στην συνέχεια συνδέεται με ηλεκτρονικό δελτίο αρχειοθέτησης, το οποίο και παραπέμπει στην οπτική του απεικόνιση. Η ψηφιακή ταξινόμηση του υλικού γίνεται σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής (ΔΙ.Π.Α.Π.<Γενικό>) / General International Standard Archival Description (ISAD <G>) του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων (ICA). Σύμφωνα με αυτό το πρότυπο το Αρχείο ταξινομείται με τον εξής τρόπο: αρχείο, σειρά – υποσειρά, φάκελος - υποφάκελος, τεκμήριο. Τα πεδία περιγραφής του τόπου και του θέματος ειδικότερα, αποτελούνται από ευρετήρια όρων σε μορφή «θησαυρού». Κατά την ταξινόμηση και την περιγραφή των παραπάνω πεδίων, η λεκτική απόδοση των όρων βασίζεται στις καθιερωμένες αποδόσεις της Υπηρεσίας Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (Eurovoc Thesaurus, 1995). Τα πεδία περιγραφής είναι πάντοτε ανανεώσιμα, ανάλογα με την πρόοδο της περιγραφής μέχρι το επίπεδο τεκμηρίου.
Ο σύνδεσμος κάθε ηλεκτρονικού δελτίου αρχειοθέτησης με την ψηφιακή οπτική απεικόνιση του τεκμηρίου επιτυγχάνεται μέσω του Προγράμματος Διαχείρισης Πληροφοριών, το οποίο έχει προσαρμοστεί στις απαιτήσεις διαχείρισης του Ιστορικού Αρχείου του Ιδρύματος.
Εργασίες Συντήρησης
Με ιδιαίτερη φροντίδα αντιμετωπίζεται η προληπτική συντήρηση του αρχειακού υλικού, στη φυσική του μορφή, καθώς τα πρωτότυπα τεκμήρια φυλάσσονται σε συνθήκες σταθερής θερμοκρασίας και υγρασίας καθώς και χαμηλού φωτισμού, σε ειδικά διαμορφωμένο χώρο του Ιδρύματος.
Παράλληλα, τα τεκμήρια στην ψηφιακή τους μορφή προστατεύονται με διπλό αντίγραφο ασφαλείας (back up) της βάσης δεδομένων που τελείται σε τακτά χρονικά διαστήματα. Μέριμνα λαμβάνεται επίσης για την περιοδική συντήρηση και αναβάθμιση τόσο του τεχνικού εξοπλισμού όσο και του λογισμικού.
